Вопрос к бухгалтерам

Сложилась такая ситуация: сдаю в аренду нежилое помещение. У арендатора администрация в Москве. Раз в месяц они мне платят арендную плату в определенный срок по договору. У меня есть контакт ответственного лица с их стороны. Я ему высылаю счёт и акт сразу за день до оплаты. Они оплачивают.
Недавно они присылают мне запрос на акт сверки. У меня претензий к ним нет по оплате. Я им пишу-пришлите свой акт, я вам скажу, согласна я с ним или нет.
Присылают, я вижу, что у них не заведены где-то три моих последних счета и акта. Я их высылала их ответственному лицу.
Вот скажите мне пожалуйста, я могу им написать, что все документы я им высылала на вотсап и пусть они внутри своей организации разбираются. Или мне сейчас надо делать двойную работу и отправлять им снова эти пакеты документов? А если они постоянно будут терять документы? каждый раз высылать?

Аноним 271:

То есть вариант - написать им,чтобы они обратились к своему ответственному лицу, у которого эти документы в Вотсапе, не вариант?

Material girl:

А позвонить то вы не можете? В бухгалтерию например

Material girl: документы в Вотсапе

это какой-то странный способ передачи официальных данных, однако. Ни ЭДО, ни почта, ни служба доставки, а фото в вотсапе...
Я за Вас очень рада, что у Вас всего три акта потерялось за год, но так ну...бывает. Спросите у бухов, куда отправить так, чтобы они точно получили. (У нас, если что, тоже обычно клиенты теряют такие накладные... на такие, короче, суммы, что посылать их жалко. Ну и им надо, они сами и заезжают обычно.)

Material girl: Или мне сейчас надо делать двойную работу и отправлять им снова эти пакеты документов?

Если у вас уже сформирован пакет документов, то его отправка в бухгалтерию дело 2ух минут.
Вы тут пост дольше писали.
Да, документы бывает теряют. Вы как контрагент обязаны заполнить Акт сверки.
Дописывайте свою версию, с указанием номеров актов в Акте сверки. Вы как ИП сдаете или как физическое лицо? Если как ИП, то наличие акта подписанного с двух сторон в ваших же интересах.

Material girl: все документы я им высылала на вотсап

Так документы не высылаются. Нужен оригинал документа, а не фото или скан. Даже если документ есть в телефоне у ответственного лица, бухгалтерия его принять не может, т.к. это не оригинал. ЭДО у вас нет?

Material girl: у которого эти документы в Вотсапе

А вы не можете из вотсапа эти же доки им перенаправить? И сказать, что оригиналы у отв лица.
Иногда бывает что документы где то в пути теряются) Приходится дублировать. Хотя бы сканы им пока скиньте

Ветер в голове: вы не можете из вотсапа эти же доки им перенаправить? И сказать, что оригиналы у отв лица.

Вот тоже мне видится, что это самый простой вариант. Спасибо